Häufig gestellte Fragen

Wie melde ich mich an?

Sie melden sich mit Ihrer vom Regionalen Rechenzentrum der UHH (RRZ) zur Verfügung gestellten persönlichen Benutzerkennung – B-Kennung – und Passwort an. Informationen zur Benutzerkennung

Ich kann mich nicht anmelden!

Möglichkeit 1:

Wenn Sie keinen direkten Arbeitsvertrag mit der Universität Hamburg besitzen, können wir Ihr Benutzerkonto nicht automatisch erstellen. Nur aktuelle Professoren/innen und Wissenschaftliche Mitarbeiter/innen erhalten automatisch ein Benutzerkonto. Stipendiaten und nicht bei der UHH angestellte Wissenschaftler/innen werden leider von unserem Quellsystem nicht erfasst. Falls Sie berechtigtes Interesse an einer Aufnahme als Nutzer haben, melden Sie sich bitte bei uns (fis"AT"uni-hamburg.de) oder beantragen Sie selbstständig eine Benutzerkennung im Antragsportal der UHH: https://ap.uni-hamburg.de/

Möglichkeit 2:

Sie sind zwar Professor/in oder Wissenschaftlicher Mitarbeiter, bekommen dennoch eine Fehlermeldung angezeigt. Überprüfen Sie bitte, ob Sie die richtige Kombination von Benutzerkennung (B-Kennung) und Kennwort eingegeben haben. Die B-Kennung verwenden Sie für viele, zentrale Anwendungen der UHH, z. B. für STiNE. Die B-Kennung besteht aus 3 Buchstaben (der erste ist immer ein B) und 4 Ziffern.  Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es unter diesem Link https://bv.uni-hamburg.de/session/new zurücksetzen.

Ist das FIS mit den UHH-Webseiten oder persönlichen Webseiten verbunden?

Neben dem FIS-BOX-Element, mit dem auf persönlichen Webseiten in FIONA in einer Box  die im FIS eingetragenen und freigegebenen Publikationen und Projekte angezeigt werden können, gibt es auch die Möglichkeit für Organisationseinheiten Publikationslisten anzeigen zu lassen.

Ausführliche Informationen über die Funktionsweise und die Integration in FIONA-Webseiten erhalten Sie auf den folgenden Webseiten:

• FIS-BOX
  Die FIS-Box ist ein Boxenelement, dass auf Personenseiten eine Box erzeugt, in der die Publikationen, Projekte und Aktivitäten der Person oder Organisation aus dem FIS wiedergeben werden.
• FIS-BOX-AUSKLAPPBAR
  Die FIS-Box ausklappbar ist ein Boxenelement, dass auf Personen- und Standardseiten eine Box erzeugt, in der die Publikationen, Projekte und Aktivitäten der Person oder Organisation aus dem FIS wiedergeben werden.
• FIS-DATEN
  Die Vorlage FIS-Daten kann Publikationen, Projekte und Aktivitäten einer oder mehrerer Organisationseinheiten aus dem FIS auflisten. Voraussetzung ist natürlich, daß sich diese Informationen im FIS befinden.

FIS-Box-Projekt und FDR-Box

Die Einschränkung der angezeigten Inhalte des FIS kann in den zuvor genannten in FIONA integrierten FIS-Boxen nur über B-Kennungen und Organisations-IDs erfolgen. Zudem können die Inhalte des Forschungsdatenrepositoriums (FDR) nicht in ähnlicher Art angezeigt werden. Um z.B. für Projekte eine Möglichkeit zu schaffen, die mit ihnen verknüpften Inhalte des FIS (Publikationen, Aktivitäten, etc.) und auch des FDR auf FIONA-Webseiten anzuzeigen, gibt es eine "manuelle" Möglichkeit:

• FIS-Box-Projekt: Aussehen und Darstellungsoptionen entsprechen der normalen FIS-Box, die in FIONA angeboten wird.
• FDR-Box: Stellt eine (gefilterte) Liste von Einträgen aus dem FDR dar.

Alle nötigen Informationen, einen Link zu einer Beispielseite und einen Konfigurator für die notwendigen Skripte finden Sie auf der Webseite FIS-FDR-Box.

Im FIS gibt es Inhalte aus anderen Systemen, die für diese Daten Leitsysteme sind. Dazu gehören alle Daten zu Ihrer Person, die Organisationszugehörigkeit innerhalb der Universität und die Angaben zu Drittmittelprojekten.

Änderungen an diesen Daten sind nur in den führenden Systemen selbst möglich. Ein Beispiel: Namen, Beschäftigungsstatus und Zugehörigkeit zu einer bestimmten Organisationseinheit werden aus dem Personalverwaltungssystem der Universität übernommen. Ist z.B. Ihr Name falsch geschrieben, können Sie uns diesen Fehler mitteilen und wir werden eine Änderung über die Personalabteilung veranlassen. 

Mein Name ist zwar offiziell korrekt, so steht er auch im Pass – aber ich publiziere unter einem anderen Namen.

Falls Sie unter einem anderen Namen publizieren, früher auch anders hießen und außerdem unter einem anderen Namen bekannt sind, können Sie Namensvarianten selbstständig in Ihrem eigenen Profil bearbeiten (-> Profil bearbeiten -> Alias/Namensvariante hinzufügen).

Kann ich meinen Titel und meine Beschäftigtengruppe im FIS ändern?

Sie können Ihren Titel selbstständig aktualisieren. Ihre aktuelle Beschäftigungsgruppe können Sie nicht ändern. Diese Angaben werden automatischen aus dem Quellsystem (Stammdatenverwaltung der UHH) geliefert. Falls Sie einen Fehler entdecken, melden Sie sich gern unter den angegebenen Kontaktinformationen.

In meinem Bereich sind viel mehr Mitarbeiter – warum sind nicht alle aufgeführt?

Wir können nur Personen automatisch ins FIS übernehmen, die wir in den zentralen Quellsystemen der UHH zur Verfügung gestellt bekommen. Das gilt für alle Angestellten der UHH. Aus Gründen der Übersicht haben wir manche Personengruppen nicht aufgenommen. Dies sind in erster Linie diejenigen, die nicht direkt „forschen“ – also z. B. das Verwaltungspersonal oder Studentische Hilfskräfte. Auch Stipendiaten können wir leider nicht automatisch synchronisieren – sie tauchen nicht in den Personalstammdaten unserer Quellsysteme auf. Falls Sie Unstimmigkeiten entdecken, melden Sie sich gern unter den angegebenen Kontaktinformationen.

Warum kann ich keine Organisationen hinzufügen? Neben meiner Professur bin ich z.B. noch in einem übergreifenden Zentrum aktiv.

Ihre Organisationszugehörigkeit wird zusammen mit Ihren persönlichen Daten synchronisiert. Wenn Änderungen notwendig sind, sollten diese in den Quellsystemen vorgenommen werden.

Sie können Ihre Inhalte jedoch einer anderen Organisationseinheit zuordnen, falls Sie möchten. Bedenken Sie aber, dass das Auswirkungen auf Ihre Übersichten haben kann.

In einigen Fällen, z. B. bei den Bewilligungen, wird die Organisationszugehörigkeit aus dem Quellsystem synchronisiert. Sie können diese nicht selber ändern, sondern sie muss bei Bedarf im Quellsystem der UHH geändert werden. Melden Sie sich in diesem Fall gern unter den angegebenen Kontaktinformationen.

Was geschieht, wenn ich innerhalb der UHH meine Organisationszugehörigkeit wechsle?

Ihre persönlichen Daten inklusive der Organisationszugehörigkeit werden automatisch bei der Synchronisation mit dem Quellsystem der UHH aktualisiert.

Dieser Vermerk wird angezeigt, wenn die Autorinnen und Autoren selbst etwas geändert haben (z.B. die Organisationszugehörigkeit) nachdem die Publikation bereits validiert wurde.

Der Vermerk "Zur Revalidierung" ist eine Markierung für das FIS-Team oder die verantwortlichen Redakteure in der Fakultät, um die von den Autorinnen oder Autoren geänderten Daten erneut zu validieren. Die Markierung erfordert daher kein weiteres Zutun von den Nutzerinnen und Nutzern des FIS.

Warum ist meine Publikationsliste unvollständig?

Wir haben alle Publikationen aus der UHH-Hochschulbibliographie ab dem Jahr 2009 übernommen, da erst ab diesem Zeitpunkt die Publikationen der UHH digital erfasst wurden.  Suchen Sie bitte sicherheitshalber nach dem Titel der Publikation – vielleicht wurde die Publikation nur nicht korrekt abgebildet.

Muss ich die Publikationen alle mühevoll eintippen?

Sie können Ihre Publikationen jederzeit automatisch und manuell ergänzen oder etwaige Fehler ausbessern. Sie können Ihre Publikation aus einer Online-Datenquelle wie ORCID, Web of Science, Scopus etc. oder aus einer Literaturverwaltungsdatei (BibTeX, RIS) importieren. GoogleScholar erlaubt keinen direkten Zugriff auf die Daten über eine Schnittstelle. Daten aus GoogleScholar können nur über den Export in eine BibTex-Liste und den Import in das FIS übernommen werden.

Ist es möglich meine Publikationen ins FIS einzutragen, die vor meinem Vertrag mit der UHH oder bei anderen Institutionen publiziert wurden?

Sie können auch Publikationen hinzufügen, die vor Ihrer Zeit bei der UHH entstanden sind. Sind Sie beispielsweise zeitgleich bei einer anderen Institution tätig, können Sie ebenfalls Ihre Publikationen ins FIS einfügen. Bitte beachten Sie in diesen Fällen beim Anlegen von „Verfasser/-innen und Zugehörigkeiten“ eine externe Zugehörigkeit anzugeben, um eine korrekte Abbildung/Zuordnung im FIS zu ermöglichen (Ihre ehemalige, zum Zeitpunkt der Veröffentlichung zugehörige Institution: >> Bearbeiten >> Zugehörigkeit zu externer Organisation >> Suche).“

Kann ich die Angaben zu meinen Forschungsprojekten ändern?

Die Angaben zu Ihren Forschungsprojekten werden automatischen aus dem Quellsystem der UHH (SAP) geliefert. Ihre Projekte sind verknüpft mit den individuellen Kostenstellen im KUS-Portal (Kontoauszüge, Bestellungen) der UHH. Falls Sie Unstimmigkeiten entdecken, melden Sie sich bitte unter den angegebenen Kontaktinformationen bei uns.

Die Datenverarbeitung innerhalb des FIS wurde vom Datenschutzbeauftragten der UHH  geprüft und genehmigt. Eine Verfahrensbeschreibung liegt vor und kann im Zentrum für nachhaltiges Forschungsdatenmanagement nach vorheriger Terminabstimmung eingesehen werden.

Die im Rahmen des FIS erhobenen Daten werden nicht zu Verhaltens- und Leistungskontrollen herangezogen. Personenbezogene Berichte werden nicht implementiert. Ausführliche Erläuterungen finden Sie in der mit den Personalräten abgeschlossenen Dienstvereinbarung.

Öffentliche Daten - wie z.B. Angaben zu Publikationen - werden für die Darstellung auf Webseiten verwendet, wie es z.B. auch in Bibliothekskatalogen oder Publikationsverzeichnissen üblich ist.

Woher stammen die Daten?

In Ihrem persönlichen Profil sehen Sie eine Zusammenstellung aller Daten/Bereiche, an denen Sie beteiligt sind, z. B. Personen, Projekte, Publikationen und der Organisation.

Die Daten stammen aus unterschiedlichen, zentralen Quellsystemen der UHH.

Die Angaben zu den Personen stammen aus dem Personalverwaltungssystem KoPers (bis Ende 2018 PAISY) und dem Identifikationsmanagementsystem IDMS.

Die Zuordnungen der Personen zu den Organisationen und die Angaben zu den Bewilligungen stammen aus dem Buchhaltungssystem SAP.

Die Daten für Publikationen und mit dem Publizieren verbundene Aktivitäten haben wir für Sie aus der Hochschulbibliographie der UHH übernommen (vgl. PUBLIKATIONEN). Da die Hochschulbibliographie erst ab dem Jahr 2009 initiiert wurde, werden möglicherweise einige Ihrer älteren Veröffentlichungen fehlen. Die enthaltenen Publikationen sind von der Staats- und Universitätsbibliothek (SUB) auf ihre Richtigkeit hin validiert worden.
Sie können fehlende Publikationen aus einem Literaturverwaltungsprogramm (RIS, BibTeX) und alternativ aus Online-Datenbanken (z. B. Scopus, Mendeley, Web of Science) importieren.

Wer sieht meine Daten?

Die Daten werden im Regionalen Rechenzentrum (RRZ) gespeichert und unterliegen den Datenschutzrichtlinien der UHH. Die Sichtbarkeit der Daten im FIS kann in vier Stufen beschränkt werden: „Vertraulich“, „Nur mit Einloggen“, „Nur auf dem Campus“ oder „Öffentlich“.

Für Publikationen haben wir in der Voreinstellung die Sichtbarkeit „Öffentlich“ gewählt. Bei anderen Datenfeldern (z. B. Anträge und Verträge, Bewilligungen sowie Projekte) ist die Sichtbarkeit maximal begrenzt mit dem Status „Vertraulich“. Nur Sie, am Inhalt beteiligte Personen und inhaltlich Verantwortliche können den Eintrag sehen.

Die Sichtbarkeit der Daten können Sie auch innerhalb des FIS beschränken, etwa auf Personen, die das Recht haben sich im FIS anmelden zu können („Nur mit Einloggen“). In der Regel sind dies aktuell beschäftigte Wissenschaftliche Mitarbeiter und Professoren/innen. Die Beschränkung der Sichtbarkeit auf „Nur auf dem Campus“ (IP-Adressen) ist z. B. wichtig für den Zugriff auf lizensierte Dokumente.

Wer darf Daten bearbeiten?

Es gibt spezielle Rollen, die eingeschränkt auf einzelne Organisationen als sogenannte „Editoren/Redakteure“ die Datenpflege übernehmen können (beispielsweise bibliothekarische Redakteure, die die Pflege der Publikationen übernehmen). Die Personen, die Ihre Daten sehen und verändern können, werden Ihnen in Ihrem Profil angezeigt.

Haben sich Personen mit speziellen Rollen seit einem halben Jahr oder länger nicht mehr im System angemeldet, werden die speziellen Rollen gesperrt. Diese müssen dann erneut auf Anfrage durch das FIS-Team freigeschaltet werden.

Wer kann meine Daten bearbeiten?

Die Standardeinstellung sieht vor, dass ausschließlich Sie selbst bzw. berechtigte Personen (Editoren/Redakteuere) ihre Daten bearbeiten können. Dies gilt allerdings nicht für Daten, die aus einer angeschlossenen/synchronisierten Datenquelle stammen. Diese Datenfelder erkennen Sie am Recycling-Symbol   Diese Datenfelder können nicht im FIS geändert werden, sondern müssen bei Bedarf direkt in der Datenquelle geändert werden.

Einige Angaben haben wir einmalig beim Aufsetzen des Systems importiert und können danach bearbeitet werden. Eine Übernahme von weiteren Veränderungen aus einem Quellsystem ist dann jedoch nicht mehr möglich.

Kann ich jemanden für die Pflege meiner Daten autorisieren?

Ja, Sie können auch jemand anderem die Datenpflege anvertrauen – sie oder er muss aber einen Zugang zum FIS haben. In den Einstellungen Ihres Nutzerprofils können Sie einen „Vertrauten Nutzer“ festlegen.

Personen mit der Rolle „Reporter“ können Ihre Einträge, sofern nicht als vertraulich gekennzeichnet, zwar sehen - aber nicht bearbeiten.

Was geschieht mit meinen Daten?

Die im FIS freigegebenen Daten werden auf den Webseiten der UHH verfügbar gemacht bzw. können verfügbar gemacht werden. Die Open-Access-Daten der Hochschulbibliographie werden an das OA-Portal geliefert.

Ferner können Sie selber Ihre Daten für Berichte, für Übersichten, für dynamisch aktualisierte Lebensläufe verwenden. Auch können Sie Ihre Daten als gefilterte Listen in verschiedenen Formaten herunterladen und weiterbearbeiten.

Reports können im Rahmen der für das FIS abgeschlossenen Dienstvereinbarung genutzt werden, um über Forschungsaktivitäten der UHH zu berichten.

Ich verlasse die UHH - was geschieht mit meinem FIS-Konto?

Mit dem Ausscheiden aus der UHH ändert sich ihr Nutzerstatus. Als „Person“ bestehen Sie weiterhin im FIS, Ihre Daten werden nicht vom Server entfernt. Sie verlieren als ehemalig Beschäftigter jedoch Ihre Zugriffsrechte auf IT-Systeme der UHH, also auch auf das FIS.

Anleitung zur Änderung der Organisationszugehörigkeit beim Import von Publikationen aus der Scopus-Datenbank